Email: Dicas poderosas para gerir a sua caixa de entrada eficientemente

Ah, é daqueles que guardam todos os emails na caixa de entrada? Tem mesmo de aprender estas dicas para melhor gerir o seu tempo.

Tenho vontade de chorar sempre que vejo centenas de emails na caixa de entrada de alguém, alguns que nunca foram abertos, outros importantes que nunca foram respondidos e outros que são literalmente lixo e continuam ali, impavidamente a olhar para si até que passem para a página seguinte e sejam substituídos por outros.

Há vários sistemas de gestão de email eficazes, e nenhum deles contempla usar apenas a caixa de entrada. Este sistema torna-se exponencialmente perigoso quanto mais responsabilidade está na persona que opera essa caixa de email. Uma conta de email pessoal será à partida mais laissez-faire que uma conta empresarial.

Desvantagens de não gerir a sua caixa de entrada

Deixar todos os seus emails na caixa de entrada é tão mau que enumerar todas as desvantagens dariam para escrever um livro, vá, um livro pequenino, umas folhas diria eu, bem talvez só mesmo um longo parágrafo. 

Para mim, estão são as desvantagens mais inquietantes.

• Poluição visual –  Ver um aglomerado de emails na sua inbox sempre que a abre é deprimente. É quase como se não limpasse a divisão da casa onde passa mais tempo. 
• Altamente ineficiente – Como encontra facilmente aqueles emails que esperam por uma resposta e os que deve dar seguimento? Só tem uma forma, vai olhando email a email até que os encontre todos ou opte pela opção vencedora, desista de procurar. E há quem faça isto várias vezes por dia.
• Não é profissional – Se outras pessoas esperam por uma resposta sua e entretanto não respondeu porque “perdeu” o email, isto não abona muito a seu favor. Corrija-me se eu estiver enganado.
• É saturante – Sabe aquela lista de tarefas que nunca esvazia, não importa as que já deu por concluídas? Além disso, fica sempre um pensamento a “correr” na sua cabeça – “Será que me esqueci de algo, o que está a faltar?” Não deixe que isso perturbe a sua sanidade mental.
• E a mais, importante: Nunca poderá ver a imagem abaixo.

E isto é daquelas experiências únicas que eu poria naqueles livros que listam os mais belos e exuberantes locais que deve visitar antes de morrer. 

Há uma forma melhor de gerir a sua caixa de entrada

Eu adoro sistemas simples e eficientes porque estes têm geralmente mais sucesso que os sistemas complexos e densos, que são muitas vezes abandonados após umas poucas utilizações. 

O método que eu proponho pode ser usado até por crianças e faz uso de apenas duas pastas ou etiquetas (no caso do gmail), que depois são complementadas com o método de gestão de tempo dos 4Ds (Delete, Delegate, Defer, do).

Irei usar o conceito de pasta ou etiqueta intermitentemente como referindo-me ao mesmo conceito.

Sistemas das 2 pastas mágicas

• FollowUp – Nesta pasta vão parar todos os emails que não consegue responder quando está a processar a sua caixa de entrada. Pressupondo que receba um email com um convite para jantar na semana seguinte e ainda não sabe a sua disponibilidade. Nesse caso, pode responder imediatamente a informar que irá verificar mais tarde, e simultaneamente move o email para a pasta FollowUp.

• WaitingReply – Há emails cuja resposta é mesmo muito importante para nós e não nos podemos dar ao luxo de esquecer que esperamos a resposta de alguém. Caso a pessoa não responda em tempo útil, lá teremos nós de a cutucar amigavelmente.

O que eu faço geralmente quando envio um email a solicitar alguma informação, e como uso o Gmail, marco imediatamente o email com a etiqueta WaitingReply. Assim que pressiono o botão “Enviar”, o email fica automaticamente disponível nessa secção e não tenho mais de me preocupar ou anotar noutros sistemas.

O que fazer quando recebe um email?

O método de gestão de tempo dos 4 Ds (Delete, Delegate, Defer, Do) pode ser complementado com o sistema das 2 pastas descrito acima. Sempre que decide processar a sua caixa de email, e à medida que vai passando por cada email, tem de decidir imediatamente o que vai fazer com ele. O objetivo é que não o processe 2 ou mais vezes na caixa de entrada.

Assim que processa a caixa de entrada, pode decidir apagar o email, delegar a sua execução / resposta, adiar ou fazer o que tem a fazer nesse mesmo momento.

• Delete (Apagar) – Se o email não é importante e não há qualquer relevância em guardá-lo, pode simplesmente apagá-lo, instantaneamente. E se der para apagar sem ter de o ler, melhor ainda.
• Delegate (Delegar) – Se pode delegar o email a outra pessoa, não deixe de o fazer. Poupa imenso tempo em tarefas burocráticas que pode usar para as outras mais importantes e que só você pode fazer. Se quiser ir acompanhando a execução associada a esse email, use a etiqueta WaitingReply, caso contrário, arquive e esqueça.
• Defer (Adiar) – Sempre que não conseguir responder imediatamente a um email, não importando a razão, há a necessidade de adiar a resposta ao mesmo. Use a pasta/etiqueta FollowUp e remova o email da sua inbox.
• Do (Executar) – Just do it! Se a resposta é rápida e ou tiver tempo para responder ao email, responda rapidamente e arrume o assunto. Se a resposta a esse email for importante, já sabe, basta etiquetar o email com a etiqueta “WaitingReply”

De tempos a tempos, uma vez ou mais por dia, dependendo da sua situação particular, pode dar uma rápida vista de olhos a cada uma das pastas e verificar se já consegue responder aos emails que estão na pasta FollowUp ou se é tempo de pedir novamente para lhe responderem àquele email super-importante que está à espera.

Dicas avançadas para melhor gerir o seu tempo

O processo descrito acima é tudo o que a maioria das pessoas necessita. É prático, fácil de implementar e não requer tempo de implementação, possibilitando-lhe uma fantástica gestão do tempo no que se refere a emails. Só necessita mesmo de 2 pastas/etiquetas e o método dos 4Ds.

Para quem quiser ir um pouco mais além, recomendo ainda:

• Criação de filtros – Há emails que recebemos e que essencialmente servem para referência futura, não necessitando de atenção quando chegam à caixa de entrada. Nestes casos, o mais prático é criar um filtro que automaticamente mova o email para arquivo ou uma determinada pasta. Pode ainda determinar que a mensagem seja marcada como lida. Após a criação do filtro, que pode ser por remetente, assunto, tamanho, palavras específicas etc., o mais importante é que não vai ter de ver esses emails na sua inbox.
• Criação de pastas adicionais – Dependendo do seu caso, pode ser útil criar pastas específicas por assunto, fornecedor, projeto etc. Sim, faça isso. O sistema não é fixo e pode ser adaptado para o melhor servir. Evite complicar, senão fica com uma hierarquia de pastas intragável 
• Snooze email – É uma funcionalidade que alguns gestores de email implementam, tal como o Gmail. Faz desaparecer o email da sua inbox até um determinado dia escolhido por si. (Pode ser útil como complemento ou substituição da pasta FollowUp).
• Períodos específicos para processar emails – Dedicar 30 minutos para processar emails uma ou duas vezes por dia é muito mais eficiente do que estar constantemente a a ser notificado por novos emails e a interromper o que está a fazer. A não ser que o seu trabalho seja simplesmente responder a emails, combata esta vontade de monitorizar continuamente a sua inbox.
• Sobre emails indesejados – Cancele a subscrição de todas as newsletters indesejadas ou que você não subscreveu. Se não encontrar a opção de cancelamento de subscrição no email, peça para o removerem, e caso nenhuma destas opções funcione, marque o email como SPAM.
• Slack e similares (Skype, Teams, etc) – Esta sugestão é controversa e pode ser um “pau de dois bicos”. Por um lado, é bastante útil para uma rápida pergunta/resposta ou conversa que evite alguns emails. Por outro, a quantidade de notificações que gera com todos aqueles canais fúteis, distraem-no do que é realmente importante.  No meu caso, desligo as notificações de todos os canais que posso, e quando possível removo-me de outros.
  O Slack é uma ótima ferramenta para estar ocupado, estando ocupado. Há sempre tanta coisa a acontecer, especialmente em grandes empresas que até parece que está a fazer algo de útil. Use com moderação.

Conclusão

Gerir eficientemente o seu tempo quando está a processar emails é uma tarefa árdua quando não se segue um protocolo.

Hoje apresentei-lhe o método de gestão de tempo dos 4Ds (Delete, Delegate, Defer e Do) potenciado com o uso das duas pastas mágicas, FollowUp (para emails que aguardam o seu processamento) e a WaitingReply (para emails em que está à espera de uma resposta de outrem).

Muito importante: O email não é uma ferramenta síncrona pelo que não necessita de responder imediatamente (salvo raros casos). Treine-se a si e eduque também todos os que trabalham consigo. Se eles souberem que tem períodos específicos para processar emails, eles acabarão por entender e até apreciar o seu empenho e profissionalismo. 

Por último, experimente, adapte e faça as alterações que melhor se adaptam a si, melhorando ainda mais o processo apresentado. Se lida com muitos emails, garanto-lhe que pode poupar mais de uma hora por dia.